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Online-Konferenzen

Wer ist eigentlich für die Datenschutzhinweise bei Online-Meetings verantwortlich?

Online-Konferenzen wie Zoom, Microsoft Teams, Skype … sind mittlerweile in Zeiten von Dauerlockdown bei vielen Firmen zu einem unverzichtbarem Tool geworden.
Die Programme sind meist sehr schnell installiert und sofort einsatzbereit. Aber trotzdem WICHTIG:
Die datenschutzrechtlichen Hausaufgaben sollten nicht vergessen werden!

Auftragsverarbeitungsvertrag mit der anbietenden Software abschließen (bei Zoom geht das automatisch mit der Erstellung des Accounts) und in die firmeneigene Datenschutzdokumentation aufnehmen.

Konferenzteilnehmer an Online-Meetings sollten zuvor über die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten informiert werden. Nach Art. 13 DSGVO wird dies in der Regel als „Verantwortlicher“ der Arbeitgeber der Beschäftigten sein, die zu dem jeweiligen Meeting einladen und insoweit einen Account bei dem jeweiligen Online-Meeting-Dienst haben.
Es ist also Sache und Verantwortung des Arbeitgebers, hier Anweisungen zu treffen, wann und wie Datenschutzhinweise an Meeting-Teilnehmende erteilt werden.

Ich halte es hier für ausreichend, wenn über eine Link-Lösung Datenschutzhinweise konkret zu verwendeten Online-Meeting-Tools gegeben werden. Auf diesen Link kann kurz in der Meeting-Einladung hingewiesen werden.

Die eingesetzte Software sollte im Verfahrensverzeichnis mit aufgenommen werden.